媒體發(fā)布會邀請函派發(fā)計劃

媒體發(fā)布會邀請函派發(fā)計劃

一、目標(biāo)

確保所有重要和相關(guān)的媒體機(jī)構(gòu)都能收到我們媒體發(fā)布會的邀請函，并盡可能提高出席率。

二、邀請函內(nèi)容

1. 媒體發(fā)布會的主題
2. 日期、時間和地點
3. 發(fā)布會的主要議程或亮點
4. 主辦方及聯(lián)系方式
5. RSVP（請回復(fù)）的截止日期

三、派發(fā)對象

1. 電視臺
2. 廣播電臺
3. 報社
4. 雜志
5. 網(wǎng)絡(luò)媒體（包括新聞網(wǎng)站、博客、社交媒體影響者等）
6. 行業(yè)特定的媒體機(jī)構(gòu)

四、派發(fā)方式

1. 電子郵件：為主要派發(fā)方式，確保邀請函能及時、準(zhǔn)確地送達(dá)。
2. 快遞：對于部分重要或特別要求的媒體機(jī)構(gòu)，可通過快遞寄送紙質(zhì)邀請函，以示尊重。
3. 電話/微信/其他社交媒體：在發(fā)送邀請函后，可通過電話或社交媒體進(jìn)行跟進(jìn)，確認(rèn)對方是否收到邀請，并解答可能的問題。

五、時間表

1. 邀請函制作：發(fā)布會前X周
2. 收集和確認(rèn)媒體聯(lián)系人信息：發(fā)布會前X周
3. 首次派發(fā)邀請函：發(fā)布會前X周，以確保媒體有足夠的時間安排出席。
4. 跟進(jìn)和提醒：在RSVP截止日期前一周，對尚未回復(fù)的媒體進(jìn)行跟進(jìn)和提醒。

六、注意事項

1. 確保邀請函內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免誤導(dǎo)或混淆。
2. 在派發(fā)邀請函時，盡量個性化，避免讓接收者感覺像是收到了群發(fā)郵件。
3. 對于重要或特別的媒體機(jī)構(gòu)，可考慮提前進(jìn)行一對一的溝通，以確保他們的出席。
4. 做好記錄，包括已發(fā)送邀請函的媒體機(jī)構(gòu)、發(fā)送時間、跟進(jìn)情況等，以便在需要時進(jìn)行查閱。

以上是一個基本的媒體發(fā)布會邀請函派發(fā)計劃，具體細(xì)節(jié)可能需要根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整。